Upravljanje vremenom – Time management [ KARIJERA ]

16. studenoga 2020. By COVER magazin

Upravljanje vremenom

Ujutro se budite i spremate za posao, i dok ste u kupaonici već razmišljate što odjenuti, što doručkovati, što ćete raditi u uredu, gdje ćete ručati, koje sastanke imate dogovorene, hoćete li se na pauzi naći s prijateljima ili ćete na piće poslije posla, u koliko sati ćete na fitness i hoćete li stići pogledati omiljenu seriju.

U uredu odgovarate na mailove, pagere, mobitele, ispunjavate formulare, odgovarate šefu, čitate bilješke… I prije nego što ste primijetili još jedan dan je gotov, svi zahtjevi ispunjeni…

Međutim, multitasking iako produktivan, ima svoju negativnu stranu. Prema istraživanju J. Rubinsteina, D. Meyera i J. Evansa multitasking zapravo krade vrijeme, jer se osobe gube u kompleksnosti situacije. Treba im više vremena da se prisjete što su učinili do tada i da se vrate na zadatak nakon što su prekinuti.

Kada imaju manje obveza ubrzavaju obavljanje pojedinih i ukupno ih brže obavljaju.

Budući da ni multitasking, dakle, nije učinkovit u svim situacijama, slijede neki savjeti koji će vam pomoći upravljati poslom i vremenom i u privatnom i profesionalnom životu.

– Točno definirajte što je važno za uspjeh u vašem privatnom i poslovnom životu, te što zahtjeva dodatni napor i izvanredne sposobnosti. Kada znate točno što se očekuje od vas moći ćete napraviti planove i postaviti ciljeve koji će vas voditi do uspjeha.

– Uvijek koristite planer. Na taj način ćete točno znati što se i koliko od vas očekuje u kojem trenutku i u kojem dijelu dana vam je najviše energije potrebno. Na taj način ćete također saznati koliko vaše vrijeme vrijedi, te koje zadatke trebate izbjegavati, odbaciti ili odgoditi.

– Hranite se pravilno, odmarajte i dovoljno spavajte. Tada ćete imati dovoljno energije za sve aktivnosti.

-Postavite prioritete. Ako radite na velikom projektu, tada je on važniji od stresa koji vaše dijete ima pred školski ispit. Ali ako se dijete suočava s većim problemom ili želi razgovarati o bitnoj stvari, tada je ono važnije od projekta.

– Iskoristite čekanja ili odgode. U tom vremenu ispunite račune, provjerite što još trebate obaviti, potvrdite dogovore, odgovorite na sms poruke ili čitajte novine.

– Kontrolirajte ono što vam u uredu odvlači pozornost. Npr. mailove provjeravajte u određenim vremenskim razmacima npr. od 45 min, a ne svake minute. Smanjite mobitel, a na poruke odgovarajte u pauzama.

Kada naučite učinkovito upravljati vremenom, bit ćete produktivniji, postići veću kontrolu nad životom, ali ostaviti dovoljno vremena za aktivnosti koje će poboljšati vaše poslovne mogućnosti ili kvalitetu života izvan posla.

Suprotno uvriježenom stavu važnije je računati „život“ u proživljenim godinama, nego godine u životu.

Kako prestati kasniti na posao ili bilo gdje drugo [ SELFHELP ]

Dobijte na vremenu

Mobilni telefoni
Mnogi poslovi se mogu obaviti, ako i niste u uredu. Možda vam se čini da dostupnost 24 sada dnevno zapravo oduzima i vaše privatno vrijeme, ali pogodnost prijenosnih uređaja možete iskoristiti pa ni za vrijeme radnog vremena ne morate biti non-stop u uredu. Ukoliko se pojavi neki hitni posao moći ćete ga obaviti i s ulice.

Držite se rasporeda
Svoje aktivnosti planirajte unaprijed i pokušajte se pridržavati tog plana. Ako odgađate sastanke netom prije, na taj način ćete uzrujati druge ljude, ali i sebi stvoriti dodatni pritisak, jer ćete još jednom iznova morati razmišljati o sastanku i pripremati se.

Osvijestite svoje nedostatke
Nitko ne voli priznati da mu nešto ne ide, ali ukoliko priznate: „Nisam baš dobar u pretipkavanju tekstova, možeš li to učiniti za mene“, uštedjet ćete sat vremena, a netko drugi će to napraviti za vas u 10 minuta. Samo nemojte zaboraviti vratiti uslugu. Na taj način, raspodjelom poslova unutar ureda po preferencijama i sposobnostima, kao kolektiv ćete biti učinkovitiji.

Stres
Kod učinkovitog nošenja sa stresom najvažnije je da prihvatite svoj posao i okruženje takvim kakvo jest. Većina ljudi u stresnim situacijama toliko ne želi biti u svojoj koži da vrijeme gube razmišljajući koliko im je loše i koliko im se ne sviđa to što rade.

Hladna glava
Što situacija postaje kompliciranija, to se trebate više truditi ostati smireni. Nemojte povisivati ton ili optuživati ili se pravdati kolegama. Smirite se i izađite iz ureda na određeno vrijeme. Ne smijete sebi dopustiti nagle i nepromišljene reakcije.

Nemojte se iscrpljivati
Najbolji zaposlenici su uvijek dobrog fizičkog zdravlja. Ništa nije toliko važno da biste trebali preskočiti obrok. Na taj način samo gubite energiju i smanjujete svoju učinkovitost.

Pronađite potporu
Mnogo radije i efikasnije ćete obavljati neke poslove ako rezultate imate s nekim podijeliti. Ne radite kolegama iza leđa. Uvijek se potrudite pronaći što više suradnika u kojima ćete dobiti potporu i koji će vam olakšati to što radite.

Radite pametnije, a ne napornije

Nije nikakva novost kada čujete od ljudi kako bi željeli raditi manje radno vrijeme za jednaku ili veću plaću. Naravno, tko ne bi, ali pomislite kako nije moguće. Međutim, Phil Daly, profesor na britanskoj poslovnoj školi Pinnacle Business Solutions tvrdi kako se to može postići – raditi manje, a zaraditi više.

Ako ste jedna od osoba koja sanja o tome da poveća zaradu, ali i svoje slobodno vrijeme, tada su njegovi savjeti za vas.

Informirajte se

Žaljenje poslodavcu na uvjete rada i stalno lobiranje za povišicu ne samo da je često gubljenje vremena nego zna biti i frustrirajuće. Umjesto toga radije se uključite u zajedničke pauze s kolegama. S njima razgovarajte i prikupljate informacije. Identificirajte kompanije za koje biste najradije radili i zatim istražite na kojim projektima trenutno rade, kako rade i kakvi su im planovi.

Tako ćete kada vam se ukaže prilika za razgovor pristupiti im naoružani svim potrebnim informacijama, te ćete ostaviti vrlo dobar utisak. Informacije su ovih dana najbolji način da si osigurate dobar posao.

Novi pristup

U knjizi Četverosatni radni tjedan autor Timothy Ferriss tvrdi kako može osposobiti svakoga da usvoji novi pristup poslu. On odbija stari modela rada, gdje se do mirovine radi „punom parom“ kako bi se u mirovini primijetilo da su najbolje godine iza vas. On kaže kako je moguće kreirati zadovoljavajući život i za vrijeme radnog vijeka koristeći dvije najvažnije varijable: „vrijeme i pokretnost“. On preporuča korištenje moderne tehnologije gdje god je to moguće kako bi zamijenila vaš rad.

Prema njegovoj teoriji četiri sata tjedno trebalo bi vam, ukoliko niste previše zahtjevni, donijeti dovoljno zarade da bi ste ostatak vremena mogli uživati u hobijima i drugim aktivnostima.

Radite s najboljima

Kada primijetite da ste na dobrom putu, držite ga se. Ako je moguće multiplicirajte takve putove. Pravilo 80-20 kaže kako 80 posto rezultata dolazi od 20 posto resursa. Drugim riječima 80 posto prihoda dolazi od 20 posto klijenata.

Za male biznismene i male poduzetnike ovo pruža velike šanse. Usredotočite se na ključnih 20 posto, a klijentima koji vam samo trate vrijeme recite zbogom.

Postavljanje prioriteta ključ je povećanja prihoda i slobodnog vremena.

7 tajni za postići više u manje vremena

Najčešće pitanje koje mi ljudi postavljaju je „Kako uspijevaš sve to stići?“ „Kako uspijevaš voditi 10 web stranica, odgajati šestero djece i pisati knjigu?“. Svaki put odgovorim jednako kroz šalu: „Trebali biste vidjeti nered u mojoj kući i sve bi vam postalo jasno“. Ili ponekad priznam da sam radoholičarka. Međutim, postoje neki jasni savjeti kojih se i sama pridržavam kako bi maksimizirala učinke i imala vremena za sve ono što želim.

1 – Radite u skladu s raspoloženjem

Većina ljudi prije nego što nešto napravi kaže „Baš mi je mrsko, ali moram račune platiti danas. Radije bih pisala ili radila nešto drugo, ali računi se moraju platiti“. Naravno, računi se moraju platiti, ali ako ste u kreativnom raspoloženju, slijedite svoju kreativnu energiju. Kada vas ta energija prođe, tada radite stvari poput plaćanja računa. Ništa se neće dogoditi i ako malo zakasnite s plaćanjem. Ako vam se piše, pišite. Ako vam se pije kava s prijateljima, popijte kavu. Radite samo ono što i u kojem trenutku želite. Na ovaj način ćete postizati više u manje vremena. Iznenadit ćete se koliko je učinkovito.

2 – Oslonite se na sudbinu

Kada znate da postoji netko negdje tko sve nadgleda i kreira, osjetit ćete i olakšanje jer ćete znati da ćete ukoliko vam zatreba primiti pomoć, a i znati ćete da bez te pomoći ionako ne biste ništa mogli postići. Osvijestite svoju namjeru da se želite popeti na vrh neke planine i pričekajte pomoć. Čuda se događaju.

3 – Postavite prioritete

Ujutro pažljivo razmislite što biste trebali napraviti tog dana. Krenite s onim najvažnijim stvarima, ali ni tu ne smijete zaboraviti slijediti raspoloženje.

4 – Naučiti se usredotočiti

S mužem, šestero djece i zaposlenicima, još uvijek moram pronaći vremena za pisanje knjige, preuzimanje telefonskih poziva, hobije. Ako vas nešto prekine u onome čim se bavite morate vrlo brzo promijeniti fokus, ali i kada se vratite poslu prestati razmišljati o onome što vas je prekinulo.

5 – Koristite mala vremenska razdoblja

U pet minuta možete dogovoriti sastanak, nahraniti ljubimca, provjeriti poštu, staviti posuđe za pranje, pripremiti djeci sendviče. U 10 možete isprazniti perilicu, prošetati kako biste razbistrili glavu, odgovoriti na mailove, nazvati roditelje, prijatelje… Nikad nemojte „ubijati vrijeme“ , iskoristite ga.

6 – Eliminirajte kradljivce vremena

Tjedno pogledam jedan do dva filma, a ostatak vremena ili radim, brinem se za obitelj, provodim s prijateljima, pišem ili čitam. Razmislite o osobama koje kada dođu s posla u prosjeku provode ispred televizora pet do šest sati. U to vrijeme mogle bi pronaći honorarni posao s pola radnog vremena ili iskoristiti za izgradnju nove veze, uživati u produktivnim hobijima, razvijati nove vještine.

7 – Sve zahtjeva ipak vrijeme

Ljudi me pogledaju i upitaju „Kako si postigla sve to?“. Preko noći sigurno nisam. U ovom sam poslu petnaest godina. Svaka vještina treba vremena da bi se razvila. Rim nije izgrađen u jednom danu. Za ono što se ljudima čini kao uspjeh preko noći trebalo je 25 godina školovanja i 15 godina truda i rada.

Autor teksta: Marnie L. Pehrson, kreatorica velikih on-line projekata poput IdeaMarkets, Believersatwork, Locateacoach…

Savjeti koji će vam pomoći da produžite dan

Naravno, ne postoji nešto što bi moglo učiniti da vam dan traje duže od 24 sata, ali postoje trikovi pomoću kojih bolje možete iskoristiti ono vrijeme koje vam je na raspolaganju.

– Organizirajte se –

– Nemojte žaliti za propuštenim –

– Skratite telefonske razgovore –

– Rjeđe provjeravajte mailove i društvene mreže –

– Sastanke obavljajte stojeći, jer oni kada sjedite obično traju duže –

– Smanjite gledanje televizije –